تشخيص احتياجات المؤسسة ونضجها في إدارة المشاريع بمقابلات منظمة وتقييم موجّه، وتحويل النتائج إلى تفويض واضح للمكتب ومبرر مقنع لتأسيسه.
إدارة المشاريع
تأسيس وإدارة مكاتب إدارة المشاريع (PMO) لتعزيز الحوكمة
يخطط المشارك لتأسيس مكتب إدارة مشاريع يلائم نضج مؤسسته: يحدد تفويضه ونوعه وكتالوج خدماته، ويصمم إطار حوكمة ببوابات مراحل وصلاحيات قرار ومسارات تصعيد، ويبني منهجية موحدة وخارطة طريق تُظهر قيمة المكتب مبكراً.
🗓️المدة5 أيام تدريبية
📚المحتوى5 محاور · 10 جلسات
🎓بعد البرنامجشهادة حضور معتمدة
لمحة عن الدورة
يُنشأ مكتب إدارة المشاريع أحياناً بقرار إداري سريع، ثم يتحول خلال أشهر إلى جهة تجمع التقارير وتطلب النماذج، فيراه مديرو المشاريع عبئاً إضافياً وتراه الإدارة العليا تكلفة بلا عائد واضح. والسبب في الغالب أن التأسيس بدأ بالأدوات قبل تحديد المشكلة التي وُجد المكتب لحلها. تتناول هذه الدورة تأسيس وإدارة مكاتب إدارة المشاريع (PMO) لتعزيز الحوكمة بتسلسل عملي: تشخيص نضج المؤسسة واحتياجات أصحاب المصلحة، واختيار نوع المكتب وموقعه التنظيمي ودرجة سلطته، وتصميم كتالوج خدماته، ثم بناء إطار الحوكمة من صلاحيات القرار وبوابات المراحل ومسارات التصعيد، مع الاستفادة من إرشادات المواصفة ISO 21505:2017 في حوكمة المشاريع والبرامج والمحافظ. وتعالج كذلك تصميم منهجية قابلة للتكييف، وتحديد متطلبات نظام معلومات المشاريع، وتكوين فريق المكتب، والتعامل مع تحفظ الإدارات. يعمل المشاركون على حالة مؤسسة افتراضية متوسطة النضج، ويخرج كل منهم بميثاق مكتب، وخارطة تأسيس على موجات متتالية، ومصفوفة حوكمة جاهزة للعرض على الإدارة العليا.
الأهداف المتوقعة من الدورة
اختيار نوع مكتب إدارة المشاريع الملائم بين الداعم والضابط والموجّه، وتحديد موقعه التنظيمي ومستوى سلطته وحدود تدخله في المشاريع.
تصميم إطار حوكمة يحدد صلاحيات القرار ومعايير بوابات المراحل ومسارات التصعيد ودورية التقارير، وتوثيقه في دليل حوكمة موجز تلتزم به الإدارات.
بناء خارطة تأسيس على موجات متتالية تبدأ بخدمات سريعة الأثر، واختيار مؤشرات قليلة تُظهر قيمة المكتب للإدارة العليا ولمديري المشاريع.
المستهدفون
المكلفون بتأسيس مكتب إدارة مشاريع جديد أو بإعادة هيكلة مكتب قائم فقد ثقة الإدارة العليا.
مديرو مكاتب إدارة المشاريع والبرامج وأعضاؤها في الوزارات والهيئات الحكومية والشركات متعددة الإدارات.
مديرو التخطيط الاستراتيجي والتميز المؤسسي المسؤولون عن متابعة المبادرات وربطها بالأهداف المؤسسية.
مديرو المشاريع الأقدم المرشحون لقيادة مكتب إدارة المشاريع أو لعضوية لجان حوكمة المحفظة.
المحاور العلمية
اضغط على أي محور لاستعراض جلساته وبنوده.
01المحور الأول: مبررات تأسيس مكتب إدارة المشاريع وتشخيص جاهزية المؤسسة
2 جلسات · 6 نقاط
1الجلسة الأولى: المشكلة التي يعالجها المكتب وتفويضه الرسمي
- تحليل أعراض ضعف الحوكمة في المؤسسة: مشاريع متداخلة الأهداف، وتنافس على الموارد نفسها، وتقارير متضاربة، وقرارات تُتخذ خارج أي إطار واضح.
- إجراء مقابلات منظمة مع الإدارة العليا ومديري المشاريع والإدارتين المالية والتشغيلية لتحديد ما يتوقعه كل طرف من المكتب وما يتحفظ عليه.
- صياغة ميثاق المكتب: الغرض والنطاق والخدمات والصلاحيات والجهة التي يرفع إليها تقاريره، ومعايير الحكم على نجاحه بعد سنته الأولى.
2الجلسة الثانية: تقييم نضج إدارة المشاريع وتحديد نقطة البداية
- تطبيق تقييم نضج مبسّط يغطي العمليات والأدوات والكفاءات والحوكمة، بالاستفادة من بنية نماذج النضج المعروفة مثل P3M3 دون الحاجة إلى تقييم رسمي.
- ترتيب الفجوات التي يكشفها التقييم حسب الأثر وسهولة المعالجة، وتحديد ما يمكن تحسينه فوراً قبل استكمال هيكل المكتب.
- إعداد مبررات التأسيس المالية وغير المالية كتقليل المشاريع المكررة وتسريع القرار، وعرضها على الإدارة العليا بلغة الأعمال لا بمصطلحات المنهجيات.
02المحور الثاني: تصميم نموذج مكاتب إدارة المشاريع وخدماتها وموقعها التنظيمي
2 جلسات · 6 نقاط
1الجلسة الأولى: أنواع المكاتب ومستويات سلطتها
- مقارنة المكتب الداعم الذي يقدم النماذج والإرشاد، والضابط الذي يفرض الامتثال للمنهجية، والموجّه الذي يدير المشاريع مباشرة، ومتى يناسب كل نوع.
- التمييز بين مستويات المكتب: مكتب المشروع أو البرنامج، ومكتب الإدارة، والمكتب المؤسسي (EPMO)، وتنظيم العلاقة بينها في المؤسسات الكبيرة.
- تحديد الموقع التنظيمي الأنسب للمكتب، وتحليل أثر تبعيته للرئيس التنفيذي أو لإدارة الاستراتيجية أو لتقنية المعلومات على قدرته في التأثير.
2الجلسة الثانية: كتالوج الخدمات ونموذج التشغيل وفريق المكتب
- بناء كتالوج خدمات يصف كل خدمة ومستفيدها ومخرجها ومستوى الخدمة المتوقع، مثل دعم التخطيط وتقارير المحفظة ومراجعات صحة المشاريع.
- تصميم نموذج تشغيل المكتب: طريقة طلب الخدمة، ودورة التقارير، والتكامل مع الإدارات المالية والموارد البشرية والمشتريات.
- تحديد الأدوار داخل المكتب كمحلل المحفظة ومنسق المنهجية ومسؤول نظام المعلومات، ووصف الكفاءات المطلوبة ومسار تطوير كل دور.
03المحور الثالث: بناء إطار الحوكمة لتعزيز قرارات المشاريع والمحافظ
2 جلسات · 6 نقاط
1الجلسة الأولى: صلاحيات القرار ولجان التوجيه
- توزيع صلاحيات القرار بين مجلس المحفظة ولجان التوجيه ورعاة المشاريع ومديريها، وتوثيقها في مصفوفة تحدد من يقرر ومن يُستشار ومن يُبلَّغ.
- تطبيق مبادئ الحوكمة الواردة في المواصفة ISO 21505:2017، ومنها الفصل بين مسؤولية الحوكمة ومسؤولية الإدارة اليومية للمشروع.
- إعداد لائحة تشكيل لجان التوجيه وجداول أعمالها ونماذج محاضرها، بحيث تنتهي كل جلسة بقرارات موثقة لا بعروض حالة فقط.
2الجلسة الثانية: بوابات المراحل ومسارات التصعيد وضبط التغيير
- تصميم بوابات مراحل تتدرج متطلباتها مع حجم المشروع ومخاطره، فتكون مختصرة للمشاريع الصغيرة وأعمق للمشاريع الاستراتيجية.
- رسم مسارات تصعيد بحدود تحمّل واضحة للتكلفة والجدول والنطاق، تبيّن متى يعالج مدير المشروع الانحراف بنفسه ومتى يرفعه إلى لجنة التوجيه.
- وضع إجراء لضبط التغييرات الجوهرية يمر بتقييم أثرها على المحفظة كاملة، لا على المشروع الذي طلب التغيير وحده.
04المحور الرابع: المنهجية الموحدة ونظام معلومات المشاريع وتقارير الإدارة
2 جلسات · 6 نقاط
1الجلسة الأولى: منهجية قابلة للتكييف حسب نوع المشروع
- تصميم منهجية مؤسسية بمستويات تكييف للمشاريع التنبؤية والرشيقة والهجينة، تحدد الحد الأدنى الإلزامي والعناصر الاختيارية لكل مستوى.
- إعداد حزمة نماذج مختصرة تشمل ميثاق المشروع وسجل المخاطر وتقرير الحالة وطلب التغيير، وتجربتها مع مديري مشاريع قبل تعميمها.
- مواءمة المنهجية مع الإرشادات الدولية كالمواصفة ISO 21502:2020 وأدلة المعرفة الدولية في إدارة المشاريع، مع تكييفها لثقافة المؤسسة بدل نقلها حرفياً.
2الجلسة الثانية: متطلبات نظام معلومات المشاريع وجودة بياناته
- تحديد متطلبات نظام معلومات المشاريع والمحافظ قبل اختيار أي منصة: البيانات الأساسية، ودورة التحديث، والصلاحيات، والتكامل مع النظام المالي.
- تصميم تقرير محفظة موحد للإدارة العليا يجمع حالة المشاريع والمخاطر الكبرى والقرارات المطلوبة، مع قواعد موحدة لتحديد لون حالة كل مشروع.
- ضبط جودة البيانات الواردة من المشاريع بقواعد تحقق ومواعيد إقفال للتحديث، لأن تقارير الحوكمة لا تكون أدق من البيانات التي تُبنى عليها.
05المحور الخامس: تشغيل المكتب وإثبات قيمته وتطوير دوره
2 جلسات · 6 نقاط
1الجلسة الأولى: التأسيس على موجات وكسب تأييد الإدارات
- بناء خارطة تأسيس من ثلاث موجات: خدمات سريعة الأثر، ثم توحيد المنهجية والأنظمة، ثم إدارة المحفظة وتتبع المنافع.
- التعامل مع الإدارات التي ترى المكتب رقابة عليها، بإشراك مديري المشاريع في تصميم الخدمات وإظهار فائدتها العملية لهم مبكراً.
- إطلاق برنامج لتطوير كفاءات مديري المشاريع يرتبط بمسارات مهنية واضحة، ويجعل المكتب مرجعاً مهنياً لا جهة تفتيش.
2الجلسة الثانية: مراجعة تفويض المكتب واستمراريته
- اختيار عدد محدود من مؤشرات قيمة المكتب مرتبط بأسباب تأسيسه، كزمن اتخاذ القرار وتحديث مبررات المشاريع، وعرضها في مراجعة سنوية.
- مراجعة تفويض المكتب كلما تغيرت استراتيجية المؤسسة، ومناقشة تطوره نحو مكتب لإدارة القيمة أو مكتب للتحول الاستراتيجي.
- تأمين استمرارية المكتب عند تغير القيادة العليا بتوثيق إنجازاته وإشراك رعاة من أكثر من إدارة في لجان الحوكمة.
ما يحصل عليه المشارك
5 محاور علمية
مخطّط علميّ متدرّج
10 جلسة تدريبية
موزَّعة على 5 أيام
30 بنداً تفصيلياً
محتوى تطبيقي مفصَّل
شهادة حضور معتمدة
بعد إتمام البرنامج
أكمل بيانات التسجيل
سنتواصل معك خلال يوم عمل لتأكيد الحجز.
جاهز للبدء؟
احجز مقعدك في البرنامج وابدأ رحلة تطوير مهاراتك.